A. Rapat Rutin Pimpinan
Rapat rutin Pimpinan merupakan suatu mekanisme untuk mengontrol kinerja pimpinan ranting. Dalam rapat rutin pimpinan ini disampaikan mengenai aktivitas Pimpinan di masing-masing bidang, laporan surat masuk, serta pembahasan masalah-masalah aktual yang mendesak yang kemudian disampaikan dalam rapat pleno berikutnya untuk diambil keputusan. Dalam rapat rutin ini cukup megundang Ketua-ketua, Sekretaris-sekretaris dan bendahara saja, sehingga untuk keputusan-keputusan yang penting harus menunggu Rapat Pleno Pimpinan. Berikut ini contoh Susunan Acara dalam Rapat rutin Pimpinan:
a. Pembukaan
b. Tilawah
c. Kultum
d. Inti Acara, berisi:
a. Laporan kegiatan bidang mencakup paparan aktivitas sejak pertemuan sebelumnya, dan rencana aktivitas sampai pertemuan berikutnya
b. Laporan kondisi keuangan
c. Pembahasan surat masuk (bukan surat yang memerlukan keputusan pleno pimpinan) dan Pendelegasian undangan
e. Lain-lain
f. Penutup
B. Rapat Pleno Pimpinan
Rapat Pleno Pimpinan pada dasarnya juga merupakan mekanisme untuk mengontrol kinerja pimpinan ranting. Hanya saja, rapat pleno pimpinan mengundang seluruh personal Pimpinan Ranting sehingga memiliki legitimasi untuk pengambilan keputusan yang penting, termasuk pembahasan mengenai sikap IPM Ranting terhadap kondisi aktual. Dalam rapat pleno pimpinan selain pemaparan aktivitas Pimpinan di masing-masing bidang, juga dilakukan evaluasi kinerja berdasarkan rencana kerja yang telah dibuat dalam program kerja Pimpinan Ranting. Berikut ini contoh susunan acara dalam Rapat Pleno Pimpinan:
1. Pembukaan
2. Tilawah
3. Kultum
4. Inti Acara, berisi:
a. Laporan Kegiatan sejak Pleno Sebelumnya
b. Evaluasi Kegiatan sejak Pleno Sebelumnyna
c. Laporan Keuangan
d. Rencana Kegiatan sampai Pleno berikutnya
e. Pembahasan Masalah yang Urgen (termasuk hal-hal yang telah dibahas dalam rapat rutin pimpinan sebelumnya dan membutuhkan persetujuan pleno)
f. Laporan, pembahasan, dan pendelegasian surat masuk sejak pertemuan sebelumnya
5. Lain-lain
6. Penutup
C. Administrasi Kesekretariatan
Secara sederhana, perangkat administrasi kesekretariatan yang diperlukan oleh sebuah pimpinan ranting meliputi:
1. Buku Tamu, digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang. Buku ini memuat kolom-kololm berikut:
a. hari/tanggal
b. waktu
c. nama tamu
d. alamat asal (rumah/kantor/instansi)
e. ingin bertemu dengan
f. maksud kedatangan
g. tanda tangan
h. keterangan
2. Buku Agenda Surat, adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar.
3. Buku Notulen, adalah buku yang digunakan untuk mencatat hasil-hasil rapat/sidang, memuat:
a. Nomor urut Rapat/Sidang
b. Deskripsi Rapat/Sidang yang meliputi: Nama Rapat/Sidang, Hari/tanggal, Tempat
c. Bahasan dalam Rapat/Sidang
d. Keputusan-keputusan Rapat/Sidang
e. Nama dan tanda tangan Notulis
4. Buku Presensi Rapat, adalah buku yang memuat daftar hadir dalam setiap rapat/sidang, memuat:
a. Nomor Urut Rapat/Sidang
b. Deskripsi Rapat/Sidang yang meliputi: Nama Rapat/Sidang, Hari/tanggal, tempat
c. Kolom-kolom yang terdiri dari: Nomor urut, Nama Pimpinan, Tanda tangan.
5. Buku Presensi Harian/Piket, adalah buku daftar hadir pimpinan ke kantor, baik untuk menjalankan piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, memuat:
a. Bulan periode penggunaan daftar hadir
b. Kolom-kolom yang terdiri dari: Nomor Urut Pimpinan, Nama Personal Pimpinan, Kolom-kolom tanggal dari 1 sampai 31, Kolom jumlah hadir dalam satu bulan, Keterangan
6. Buku Inventaris, adalah buku yag mencatat barang-barang yang menjadi inventaris/milik Ranting IPM.
7. Buku Catatan Kegiatan, adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, memuat koloom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor Urut
b. Hari/tanggal kegiatan
c. Nama Kegiatan
d. Volume Kegiatan
e. Biaya Kegiatan
f. Lokasi Kegiatan
g. Keterangan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar