Minggu, 08 Mei 2011

MENGELOLA IPM RANTING

A. Musyawarah Ranting
Adalah permusyawaratan tertinggi di tingkat ranting, diadakan atas undangan Pimpinan Ranting. Musyawarah Ranting diikuti oleh :
1. Peserta, yang terdiri dari:
a. Personal Pimpinan Ranting.
b. Ranting Sekolah: Ketua kelas, dan perwakilan kelas yang dipilih oleh kelas, dengan jumlah tertentu yang telah ditentukan.
c. Ranting Non Sekolah: Seluruh anggota Ranting, atau perwakilan dari unsur-unsur pendukung ranting (jika ranting dibangun dari kumpulan pelajar masjid/unsur lain seperti pedukuhan,desa, dll) dengan jumlah tertentu yang telah ditentukan.
Peserta Musyawarah Ranting memiliki hak bicara dan hak suara. Hak bicara adalah hak untuk mengemukakan pendapat di dalam persidangan, sedangkan hak suara adalah hak untuk menentukan pilihan jika dalam persidangan dilakukan pemungutan suara.
2. Peninjau
Adalah selain peserta yang diundang oleh pimpinan ranting untuk mengikuti musyawarah ranting. Peninjau Musyawarah ranting hanya memiliki hak bicara saja.

Agenda pokok dalam Musyawarah Ranting adalah sebagai berikut:
1. Laporan Pertanggungjawaban Pimpinan Ranting
2. Tanggapan atas Laporan Pertanggungjawaban Pimpinan Ranting
3. Pemilihan Pimpinan Ranting Periode Berikutnya.
4. Penyusunan Arahan Kerja Pimpinan Ranting periode Berikutnya.

Tahapan-tahapan dalam penyelenggaraan Musyawarah Ranting secara runtun dapat dijabarkan seperti berikut ini:
1. Persiapan
a. PR IPM membentuk:
• Tim materi, yang bertugas menyusun materi yang akan dibahas. Seperti: arahan kerja Pimpinan Ranting, Rekomendasi, serta hal lain yang menjadi sikap pimpinan ranting.
• Panitia pemilihan (PanLih), berfungsi sebagai lembaga pemilihan ketua dan atau formatur Pimpinan Ranting selanjutnya.
Tugas PanLih adalah:
1) Penjaringan calon dari unsur ranting
2) Verifikasi syarat calon
3) Menetapkan bakal calon ketua dan atau formatur yang berhak bersaing dalam Musyran
4) Menyusun tata tertib pemilihan, untuk diajukan dalam pleno Musyran
5) Mempersiapkan segala keperluan pemilihan dalam Musyran
• Tim verifikasi, bertugas mengaudit keadaan keuangan Pimpinan Ranting selama periode berjalan, untuk kemudian dilaporkan kepada Musyran.
• Panitia Musyran dengan melibatkan perwakilan tiap kelas, menjadi wakil Pimpinan Ranting yang bertanggungjawab atas terselenggaranya Musyran secara keseluruhan.
b. PR IPM menyusun Laporan Pertanggungjawaban kepemimpinannya selama 1 periode

Beberapa kelengkapan administratif yang harus disiapkan panitia musyawarah ranting dalam penyelenggaraan musyawarah ranting meliputi:
a. Rancangan tata tertib musyawarah ranting
b. Rancangan tata tertib persidangan
c. Blangko Keputusan Persidangan Musyawarah Ranting
d. Blangko Keputusan Induk Musyawarah Ranting
e. Daftar Peserta Musyawarah Ranting
f. Daftar Peninjau Musyawarah Ranting
g. Presensi Peserta Persidangan
h. Presensi Peninjau Persidangan

2. Pelaksanaan
Selain hal-hal yang telah disebutkan diatas, Pimpinan Ranting berkewajiban mengundang peserta beberapa waktu sebelum pelaksanaan musyawarah ranting, serta hendaknya dilampiri dengan materi musyawarah ranting hasil penyusunan tim materi.
Berikut ini diberikan contoh manual acara Musyawarah Ranting Ikatan Pelajar Muhammadiyah. Dalam contoh ini Musyawarah Ranting diselenggarakan selama satu hari penuh.




Pukul Acara Sub Acara Penanggungjawab Keterangan
07.30-08.00 Registrasi - Panitia Didaftar dan dibedakan antara peserta dan peninjau
08.00-09.00 Upacara Pembukaan Pembukaan
Tilawah
Menyanyikan Lagu:
-Indonesia Raya
-Sang Surya
-Mars IPM Berjaya
Prakata Panitia
Sambutan2:
-PR IPM
-Kepala Sekolah/PRM
-PC IPM sekaligus membuka Musyran
Pengajian Pembukaan
Lain-lain
Penutup Panitia
09.00-10.00 Pleno I : Pembahasan Tata Tertib Musyawaran ranting dan Tata Tertib Persidangan Pembukaan, (dg basmalah, ketok palu)
Pembahasan (ditawarkan kepada peserta)
Penutupan (baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Pimpinan Ranting Sidang dipimpin pimpinan sidang sementara dari Pimpinan Ranting, serta diakhirii dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang selanjutnya dari peserta sidang
10.00-10.30 Pleno II : pidato Iftitah Ketua Umum PR IPM Pembukaan, (dg basmalah, ketok palu)
Mendengarkan pidato (ketua dipersilahkan)
Penutupan, (baca keputusan sidang, tutup dengan hamdalah, ketok palu) Pimpinan Ranting Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
10.30-11.00 Rehat Coffee Break, Dhuha Panitia
11.00-11.45 Pleno III: Laporan Pertanggungjawaban PR IPM Pembukaan (dg basmalah, ketok palu)
Mendengarkan laporan pertanggunjawaban (seluruh/perwakilan PR IPM ddipersilahkan ke depan)
Sidang dibreak untuk ibadah..... ( sidang sementara ditunda, ketok palu) Pimpinan Ranting Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
11.45-12.30 Rehat Makan Siang, Dzuhur Panitia
12.30-13.30 Lanjutan Pleno III Pembukaan (dg basmalah, ketok palu)
Melanjutkan LPJ,
Tanggapan dari peserta sidang (forum dibuka untuk peserta sidang menanggapi)
Penutupan (sda) Pimpinan Ranting
13.30-14.15 Pleno IV: Pembahasan Tata Tertib Pemilihan Pembukaan (dg basmalah, ketok palu)
Forum diserahkan kepada Panlihran:
Pembahasan Tata tertib Pemilihan
Penutupan(baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Panilhran Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
14.15-15.00 Pleno V : Pemilihan Ketua Umum dan atau Formatur Pembukaan(dg basmalah, ketok palu)
Forum diserahkan kepada Panlihran:
Prosesi Pemilihan
Penetapan Pemenang
Penutupan(baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Panlihran Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
15.00-15.30 Break Coffee Break, ‘Asar, Pembagian Anggota Komisi Panitia PR IPM membagi Peserta dan peninjau dalam komisi-komisi yang memilki tugas khusus
15.30-16.00 Pleno VI: Pembentukan Komisi Pembukaan (dg basmalah, ketok palu)
Pengumuman anggota komisi
Penutupan(baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Panitia Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
Komisi A: Arahan Kerja Pimpinan, Kesekretariatan, Keuangan
Komisi B: Arahan Kerja Bidang
Komisi C: Rekomendasi
16.00-16.45 Sidang Komisi Masing-masing Komisi:
Pemilihan Ketua dan Sekretaris Komisi.
Pembukaan(dg basmalah, ketok palu)
Pembahasan Materi Komisi
Penutupan(baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Pimpinan Ranting Isi presensi, cek kuorum,
16.45-17.30 Pleno VII: Laporan Komisi Pembukaan (dg basmalah, ketok palu)
Laporan Komisi (bergantian wakil komisi melaporkan hasil pembahasannya)
Penuntupan(baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Panitia Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
17.30-17.45 Pleno VIII: Pembacaan Keputusan Induk Musyawarah Ranting Pembukaan (dg basmalah, ketok palu)
Pembacaan
Penutupan(baca keputusan sidang, tutup dg hamdalah, ketok palu) Panitia Diawali mengisi daftar hadir persidangan, cek kuorum, dan diakhiri dengan memilih pimpinan dan sekretaris sidang berikutnya dari peserta
17.45-18.15 Upacara Penutupan Pembukaan
Tilawah
Menyanyikan Lagu:
- Indonesia Raya
- Sang Surya
- Mars IPM Berjaya
Prakata Panitia
Sambutan PC IPM sekaligus menutup Musyawarah Ranting
Lain-lain
Penutup Panitia












B. Struktur IPM Ranting
IPM mengenal struktur baku pimpinan yang diatur oleh Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah. Adapun struktur pimpinan ranting adalah sebagai berikut:
Ketua-ketua:
Ketua Umum
Ketua Bidang Perkaderan
Ketua Bidang Kajian Dakwah Islam
Ketua Bidang Pengkajian Ilmu Pengetahuan
Ketua Bidang IPMawati
Ketua Bidang Apresiasi Seni, Budaya dan Olahraga
Sekretaris-sekretaris:
Sekretaris Umum
Sekretaris Bidang Perkaderan
Sekretaris Bidang Kajian Dakwah Islam
Sekretaris Bidang Pengkajian Ilmu Pengetahuan
Sekretaris Bidang IPMawati
Sekretaris Bidang Apresiasi Seni, Budaya dan Olahraga
Bendahara:
Bendahara Umum
Wakil Bendahara
Anggota Bidang
Anggota Bidang Perkaderan
Anggota Bidang Kajian Dakwah Islam
Anggota Bidang Pengkajian Ilmu Pengetahuan
Anggota Bidang IPMawati
Anggota Bidang Apresiasi Seni, Budaya dan Olahraga

Untuk Pimpinan Ranting Sekolah yang umumnya memiliki wadah kesiswaan yang spesifik serta memiliki kepengurusan (misal Peleton Inti, kepanduan HW, Palang Merah Pelajar, dll), maka sebagai satu-satunya organisasi kesiswaan, IPM menjadi payung bagi masing-masing kelompok kegiatan tersebut dengan menempatkannya dalam departemen di bawah bidang yang sesuai, atau menjadi Badan Semi Otonom yang secara struktural ada dibawah Pimpinan Ranting IPM. Sehingga Struktur Pimpinan ranting Sekolah menjadi seperti berikut ini:
Ketua-ketua:
Ketua Umum
Ketua Bidang Perkaderan
Ketua Bidang Kajian Dakwah Islam
Ketua Bidang Pengkajian Ilmu Pengetahuan
Ketua Bidang IPMawati
Ketua Bidang Apresiasi Seni, Budaya dan Olahraga

Sekretaris-sekretaris:
Sekretaris Umum
Sekretaris Bidang Perkaderan
Sekretaris Bidang Kajian Dakwah Islam
Sekretaris Bidang Pengkajian Ilmu Pengetahuan
Sekretaris Bidang IPMawati
Sekretaris Bidang Apresiasi Seni, Budaya dan Olahraga

Bendahara Umum
Wakil Bendahara
Anggota Bidang:
Bidang Perkaderan:
Dept. Peleton Inti
Dept. Kepanduan Hizbul Wathan
Bidang KDI:
Dept. Dakwah
Sie Kajian Rutin
Sie Hari Besar Islam
Dept. Pustaka Mushalla
Bidang PIP:
Dept. KIR
Dept. PMR
Dept. English Study Club
Dept. Mathholic
Dept. Media:
Sie Mading
Sie Majalah Siswa
Sie Radio Sekolah
Bidang IPMawati:
Dept. Kajian Keputrian
Dept. Korps Da’iyah
Bidang ASBO:
Dept. Seni:
Sie Teater
Sie Seni Musik
Sie Seni Lukis
Dept. Olahraga:
Sie Bolavoli
Sie Karate
Pembagian tugas untuk masing-masing jabatan dalam struktur Pimpinan Ranting adalah sebagai berikut:
1. Ketua Umum
a. Memimpin dan bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas pimpinan ranting.
b. Mengkoordinasikan struktur kepemimpinan.
c. Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan dan direncanakan oleh aparat kepengurusan.(Menandatangani surat)
d. Memimpin rapat.
e. Menetapkan kebijakan dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat.
f. Setiap saat mengevaluasi kegiatan aparat kepengurusan.
2. Ketua Bidang
a. Bersama-sama ketua umum menetapkan kebijakan.
b. Memberikan saran kepada ketua umum dalam rangka mengambil keputusan.
c. Menggantikan ketua, bila ketua umum berhalangan.
d. Memimpin dan mengkoordinasikan serta bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas bidang.
e. Mengawasi, mengarahkan, membimbing dan mengkoordinasikan anggota bidangnya.
3. Sekretaris Umum
a. Memberikan saran dan masukan kepada ketua dalam mengambil keputusan.
b. Mendampingi ketua dalam memimpin rapat.
c. Membuat serta menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan Organisasi.
d. Menyiapkan, mendokumentasikan, mendistribusikan dan menyimpan surat (yang keluar dan masuk) serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan.
e. Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan.
4. Sekretaris Bidang
a. Aktif membantu tugas kesekretariatan.
b. Menggantikan sekretaris bila sekretaris umum berhalangan.
c. Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan bidangnya.
5. Bendahara dan Wakil Bendahara
a. Bertanggungjawab dan mengetahui segala pemasukan/pengeluaran biaya yang diperlukan.
b. Membuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan/pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
c. Bertanggungjawab atas inventaris dan perbendaharaan.
d. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
e. Bersama ketua menandatangani surat yang berkaitan dengan dana/keuangan.
6. Anggota Bidang
a. Bersama ketua bidang dan sekretaris bidang, menjalankan kebijakan bidang
b. Bertanggungjawab atas aktivitas kesiswaan khusus yang ditangani.
Seperti telah dijelaskan dimuka, IPM Ranting adalah bagian dari IPM secara keseluruhan, yang secara hierarkhi ada dibawah Pimpinan-Pimpinan diatasnya. Oleh karena itu untuk mendapatkan pengesahan, Pimpinan Ranting yang telah terbentuk harus mengajukan surat permohonan pelantikan Pimpinan Ranting kepada Pimpinan Cabang IPM atau Pimpinan Daerah IPM setempat, dengan diketahui oleh Pimpinan Sekolah yang bersangkutan, serta melampirkan susunan personalia Pimpinan Ranting yang akan dilantik.


C. Rapat Kerja Pimpinan
Setelah struktur kepemimpinan IPM Ranting terbentuk dan siap bekerja, maka kerja pimpinan yang pertama adalah Rapat Kerja Pimpinan. Rapat kerja pimpinan ini diikuti oleh seluruh personalia Pimpinan Ranting, serta bisa mengundang pihak lain untuk menjadi narasumber bagi Pimpinan. Agenda Pokok dalam Rapat kerja Pimpinan Ranting adalah sebagai berikut:
1. Penyusunan program kerja, yang meliputi: Bidang kepemimpinan (Ketua Umum), Bidang Kesekretariatan (Sekretaris Umum), Bidang Keuangan (Bendahara), dan program kerja masing-masing bidang.
2. Penyusunan Time Schedule (Perencanaan Jadwal Kegiatan Selama Satu Periode)
3. Penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Pimpinan Ranting (Berdasarkan program kerja dan kebutuhan Rutin Pimpinan)
4. Membahas hal-hal yang urgen lainnya
Dalam menyusun program kerja tentu saja harus ada pembagian yang jelas mengenai kewenangan dan bidang kerja masing-masing bidang.
Hasil dari Rapat Kerja ini kemudian disusun kembali secara rapi untuk kemudian disampaikan dalam rapat kerja ranting.


D. Rapat Kerja Ranting
Rapat Kerja Ranting adalah sarana untuk mengkomunikasikan kebijakan (program kerja) pimpinan ranting kepada seluruh anggota ranting, dalam hal ini bisa diwakili oleh perwakilan unsur ranting (kelas, masjid, kampung/pedukuhan, dll). Agenda pokok dalam Rapat Kerja Ranting adalah sebagai berikut:
1. Presentasi/paparan dari Pimpinan Ranting
2. Tanggapan dari peserta Rapat Kerja Ranting
3. Perumusan Kembali Program Kerja, Time Schedule dan RAPB Pimpinan Ranting.
Hasil dari Rapat Kerja ini kemudian disusun kembali secara rapi dan disampaikan kepada perwakilan unsur ranting sebagai tanfidz hasil rapat kerja ranting. Tanfidz inilah yang menjadi pedoman Pimpinan Ranting dalam menyelenggarakan kegiatan Ranting.

E. Manajemen Kegiatan Ranting
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, ranting hendaknya menggunakan prinsip-prinsip manajemen kegiatan yang meliputi:
1. Perencanaan
Sebuah kegiatan hendaknya direncanakan dengan matang oleh Pimpinan. Perkirakan dengan sedetil mungkin pelaksanaan dari kegiatan tersebut. Dalam tahap perencanaan ini akan dihasilkan proposal kegiatan yang berisi:
a. Pendahuluan : menjabarkan latar belakang dilaksanakannya kegiatan tersebut
b. Nama Kegiatan : untuk menegaskan kegiatan tersebut
c. Tujuan Kegiatan : yang diharapkan bisa dicapai dari adanya kegiatan tersebut
d. Landasan kegiatan : yang menjadi dasar pijakan pelaksanaan kegiatan tersebut. (misal al Qur’an, al Hadits, AD/ART IPM, program kerja, hasil rapat pimpinan, dll)
e. Bentuk kegiatan : menunjukkan bentuk kegiatan dimaksud (misal pengajian umum, seminar, training outbound, dll)
f. Sasaran : siapa saja yang dituju untuk menjadi partisipan dalam kegiatan tersebut (misal siswa kelas 1, pelajar masjid se-desa, dll)
g. Target : tentukan seperti apa target dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Misal jumlah peserta, atau cakupan wilayah peserta, dll.
h. Pelaksanaan : Kapan, dimana, bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan, jika perlu masukkan pula time schedule yang akan menunjukkan tahapan-tahapan kerja serta target waktu dan hasil dari pelaksanaan tahapan tersebut
i. Pelaksana : Siapakah yang melaksanakan kegiatan tersebut, jika dibentuk kepanitiaan, tulis daftar panitia (atau lampirkan)
j. Anggaran : mencakup rincian rencana asal dan jumlah pemasukan serta peruntukan dan jumlah pengeluaran.
k. Penutup : dengan kalimat penutup yang maksimal 1 paragraf

Dalam tahap perencanaan ini juga dilakukan pembagian tugas dalam kepanitiaan. Letakkan orang-orang yang akan melaksanakan kegiatan itu menurut potensi dan kemampuan masing-masing, sehingga akan lebih efektif dalam bekerja..
2. Pelaksanaan
Inti dari sebuah kegiatan adalah pelaksanaannya. Untuk itu, setelah perencanaan selesai, selanjutnya adalah proses pelaksanaan (termasuk proses persiapan dan lain-lain sebelum hari H). Harus ada pengawasan yang cermat dari Pimpinan Ranting atau ketua Panitia atas kerja kepanitiaan tersebut. Gunakan Proposal kegiatan sebagai acuan untuk menilai pencapaian target. Lakukan penilaian berkala secara rutin dalam bentuk pertemuan koordinasi untuk mendapat laporan sementara dan menilai apakah tahapan yang semestinya telah dicapai sudah tercapai. Jika belum cek apa kendalanya dan usahakan sesegera mungkin dicari penyelesaiannya, sehingga saat pelaksanaan, hal-hal yang mungkin akan mengganggu sudah diminimalisir.
Demikian juga saat pelaksanaan, Ketua Panitia atau Pimpinan Ranting harus senantiasa mengecek dan memperkirakan hal-hal yang mungkin terkendala dan segera mencari solusinya.
3. Evaluasi
Bila kegiatan sudah selesai dilaksanakan, bukan berarti kerja kepanitiaan sudah selesai, tetapi masih ada satu hal yang harus dilakukan, yaitu evaluasi. Pada tahap evaluasi ini, panitia harus bisa melihat jalannya kegiatan itu secara obyektif dan menilai kekurangan, kelebihan, hambatan, dan faktor pendukung yang ditemui selama tahapan kegiatan mulai dari setelah perencanaan. Kemudian dari hal itu dibuat laporan kegiatan yang berisi:
a. Pendahuluan : Berisi pengantar laporan
b. Nama Kegiatan
c. Tujuan Kegiatan
d. Landasan kegiatan
e. Bentuk kegiatan
f. Sasaran
g. Target
h. Pelaksana
i. Realisasi kegiatan : Berisi paparan mengenai realisasi kegiatan, seperti kapan, dimana, berapa jumlah peserta, bagaimana pencapaian target, bagaimana jalannya kegiatan, paparan mengenai hal-hal yang menjadi hambatan dalam melaksanakan kegiatan tersebut, upaya-upaya yang dilakukan dalam menanggulangi hambatan-hambatan tersebut.
j. Laporan Keuangan : Berisi laporan realisasi pendapatan dan belanja panitia yang merinci sumber dan jumlah pemasukan serta peruntukan dan jumlah pengeluaran.
k. Penutup : Berisi kesimpulan panitia mengenai kegiatan yang telah terselenggara apakah telah terselenggara dengan baik dan memuaskan, serta saran bagi pelaksanaan kegiatan serupa yang akan datang.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar